Rok za izdajo pisnih obvestil o odmeri letnega dopusta za leto 2025 že trka na vrata. Ali pa trkajo zaposleni – z vprašanji o tem, koliko dopusta jim pripada, z dilemami glede njegove izrabe ali občasno celo z obvestilom, da so si ga že rezervirali. Vprašanj in izzivov pri letnem dopustu nikoli ne zmanjka, v tokratnem prispevku nekaj pogostejših. 

Ali se lahko dopust izrablja po urah?

Ne. Dopust se vedno določa in izrablja v delovnih dneh, pri čemer je najmanjša enota za izrabo dopusta en delovni dan.

Zato delavec ne more v enem dnevu kombinirati, na primer, štirih ur dela in štirih ur dopusta. Če je potrebna le nekajurna odsotnost z dela (npr. zaradi obiska pri zdravniku ali drugih osebnih okoliščin), se to lahko uredi drugače, in sicer:

• z začasno prerazporeditvijo delovnega časa, pri kateri se zaposlenemu za tisti dan določi krajša delovna obveznost, hkrati pa se določi, kdaj bo primanjkljaj ur nadoknadil,
• s koriščenjem ur iz naslova premičnega delovnega časa, če ima delavec možnost dela v premičnem delovnem času,
• s koriščenjem ur iz naslova neenakomerno razporejenega delovnega časa, če ima delavec v pogodbi dogovorjeno neenakomerno razporeditev delovnega časa.

Ali en dan dopusta vedno predstavlja 8 ur plačane odsotnosti z dela?

Ne, en delovni dan dopusta ne pomeni vedno (in nujno) 8 ur plačane odsotnosti z dela. Delavci imajo namreč lahko določeno različno dnevno delovno obveznost. Če na primer delavec dela le 4 ure na dan, bo zanj en dan dopusta pomenil 4 ure plačane odsotnosti, medtem ko bo za delavca z 12-urno obveznostjo to pomenilo 12 ur plačane odsotnosti.

Pri izrabi letnega dopusta je zato treba ločiti in upoštevati dve ključni pravili:

1. Pravila za izrabo in evidentiranje letnega dopusta – dopust se vedno določa in izrablja v celih delovnih dneh, ne glede na dolžino delovne obveznosti tistega dne.
2. Pravila za obračun nadomestila plače za čas izrabe dopusta – nadomestilo plače se obračuna glede na dejansko dnevno delovno obveznost delavca na dan, ko koristi dopust.

Ali se z dopustom lahko pokrivajo manjkajoče ure?

Tudi tukaj je odgovor negativen. Dopust ni namenjen pokrivanju manjkajočih ur, ne glede na to, ali gre za primanjkljaj ur iz naslova premičnega delovnega časa ali neenakomerne/začasne razporeditve delovnega časa.

Pri neenakomerni/začasni razporeditvi delovnega časa je odgovornost za izravnavo ur na delodajalcu. Delodajalec mora organizirati delovni čas tako, da so ure konec referenčnega obdobja izravnane, torej da delavec ob zaključku obdobja nima niti presežka niti primanjkljaja ur.

Če so na koncu referenčnega obdobja izkazane manjkajoče ure, jih ni mogoče nadomestiti z dopustom, ni dovoljeno prenesti v naslednje referenčno obdobje in se z iztekom obdobja izbrišejo. Drugače pa velja v primeru presežka ur ob koncu referenčnega obdobja – skladno s sodno prakso se ta presežek pretvori v nadure.

Ali se dopust lahko izrablja na soboto, nedeljo in praznike?

Če je sobota, nedelja, praznik ali drug z zakonom določen dela prost dan za delavca določen kot njegov delovni dan, lahko ta na ta dan koristi letni dopust.

To pomeni, da če bi zaposleni v skladu z razporedom dela moral delati na soboto, nedeljo ali praznik, vendar želi biti prost, lahko za ta dan izrabi letni dopust.

Zakaj je smiselno vzpostaviti interna pravila?

Vprašanj in izzivov, povezanih z letnimi dopusti – bodisi z odmero, izrabo, prenosi ali drugimi specifikami – je v praksi vedno veliko. Pogosto se ista vprašanja ponavljajo leto za letom, kar lahko povzroči dodatne administrativne obremenitve in nejevoljo tako pri delodajalcih kot pri zaposlenih.

Da bi se izognili nepotrebnim zapletom in zagotovili urejenost ter transparentnost pri načrtovanju dopustov, je smiselno razmisliti o vzpostavitvi internega pravilnika o letnih dopustih. S pravilnikom lahko jasno določimo ključne vidike, kot so:

✅ odmera dopusta,
✅ pravila za najavo in izrabo dopusta,
✅ možnosti in omejitve pri prenosu dopusta v naslednje koledarsko leto,
✅ morebitne omejitve pri izrabi dopusta znotraj leta, kadar poslovni proces tega ne dopušča (npr. če bi vsi želeli koristiti prenešen dopust v istem obdobju, kar bi lahko ogrozilo nemoten potek dela).

Jasno opredeljena interna pravila niso zgolj formalnost, ampak ključno orodje za boljšo organizacijo dela in zmanjšanje nesporazumov, ki koristijo vsem – tako delodajalcu kot zaposlenim.

Če želite prepoznati ključne izzive pri organizaciji dopustov in vzpostaviti učinkovita interna pravila, vam pri tem z veseljem pomagamo. Kontaktirajte nas, da skupaj oblikujemo rešitve, ki bodo prilagojene potrebam vaše organizacije!

Ana Strmšnik Ovčar, mag. prav.