V Uradnem listu RS, št. 24/2025 je bila dne 8. 4. 2025 objavljena novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B).
Kakšne spremembe prinaša na področju evidentiranje delovnega časa, si lahko preberite v tokratnem prispevku.
Evidentiranje delovnega časa: nova pravila v letu 2025
Področje evidentiranja delovnega časa, ki je že leta 2023 doživelo obsežne spremembe, se z aprilom 2025 ponovno posodablja. V Uradnem listu RS, št. 24/2025 z dne 8. aprila 2025, je bila objavljena druga novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B). Novela se bo začela uporabljati 23. 4. 2025.
Ključne novosti:
- črtanje obveznosti evidentiranja odmora med delovnim časom,
- spremenjena definicija delavca oz. oseb, za katere je vodenje evidence o delovnem času obvezno,
- možnost mesečnega vpisovanja določenih podatkov,
- izključitev poslovodnih oseb iz obveznosti vodenja evidence,
- možnost pošiljanja evidence na zasebni elektronski naslov delavca, če se delodajalec in delavec tako dogovorita
Evidentiranje odmora med delovnim časom
Ena izmed pomembnejših poenostavitev, ki jih prinaša novela ZEPDSV-B, je ukinitev obveznosti evidentiranja izrabe in obsega izrabe odmora med delovnim časom. Ta sprememba stopi v veljavo z začetkom uporabe novele, torej z dnem 23. aprila 2025.
Do takrat pa ostaja obveznost nespremenjena – evidence morajo še naprej vsebovati tudi podatke o odmoru med delovnim časom.
Mesečni vpis določenih podatkov
V skladu z 18. členom ZEPDSV, morajo delodajalci podatke, povezane z delovnim časom, praviloma vpisovati dnevno. Novela ZEPDSV-A, ki je začela veljati leta 2023, je razširila nabor podatkov, ki jih je treba voditi, kar je številnim delodajalcem, zlasti tistim, ki evidence še vedno vodijo ročno, povzročilo dodatne administrativne obremenitve.
Med podatki, ki jih je bilo treba od leta 2023 naprej obvezno voditi, so tudi ure opravljene v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo). Gre torej za vse ure, ki se opravljajo v posebnih delovnih pogojih in za katere je predviden poseben dodatek, bodisi na podlagi zakona bodisi kolektivne pogodbe, ki zavezuje delodajalca.
Z novelo ZEPDSV-B se na tem področju uvaja določena poenostavitev – v skladu z drugim odstavkom 18. člena zakona je od 23. aprila 2025 dalje te podatke možno vpisovati tudi mesečno. Pomembno pa je poudariti, da ostali podatki, določeni v prvem odstavku 18. člena ZEPDSV, še vedno ostajajo predmet dnevnega evidentiranja.
Vodenje evidence za poslovodne osebe
Z novelo ZEPDSV-B, ki se začne uporabljati 23. aprila 2025, se uvaja pomembna sprememba za poslovodne osebe ni več treba voditi evidence o izrabi delovnega časa. Ta izvzetost je zdaj jasno določena v šestem odstavku 19. člena ZEPDSV.
Ker ZEPDSV in ZDR-1 ne vsebujeta definicije pojma poslovodna oseba, se za razumevanje, katere osebe sodijo med poslovodne organe, upoštevajo drugi predpisi, in sicer tisti, ki urejajo statusno pravni položaj oseb zasebnega in javnega prava (npr. ZGD-1).
Pri tem se še izpostavlja, da prokuristi niso poslovodne osebe (temveč zastopniki družbe), zato iz obveze vodenja evidence o izrabi delovnega časa niso izključeni.
Za koga je potrebno voditi evidenco o delovnem času?
Evidenco o delovnem času je poleg oseb, ki so v delovnem razmerju na podlagi pogodbe o zaposlitvi, potrebno voditi še za druge kategorije osebe, ki jih definira spremenjena deveta alineja 2. člena ZEPDSV, in sicer:
- osebe, ki opravljajo delo za delodajalca drugi pravni podlagi ali opravljajo samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, če se zanje uporabljajo določila ZDR-1 glede delovnega časa, odmorov in počitkov,
- osebe, ki opravljajo delo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca, ne glede na pravo podlago,
- ter osebe, ki pri delodajalcu opravljajo delo zaradi usposabljanja.
To pomeni, da je vodenje evidence delovnega časa obvezno tudi za osebe, ki pri delodajalcu niso v delovnem razmerju, vendar zanj opravljajo delo in se vključujejo v njegov delovni proces, denimo:
- dijake in študente,
- upokojence, ki opravljajo občasno ali začasno delo in
- druge posameznike, ki delo opravljajo na drugi pravni podlagi, če ga opravljajo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca.
Kraj hrambe evidence o delovnem času
Novela ZEPDSV-B je določila, da mora delodajalec evidenco o delovnem času hraniti na svojem sedežu ali kraju opravljanja dela delavca.
Mesečni izpis evidence delovnega časa tudi na zasebni elektronski naslov delavca
Z novelo ZEPDSV-A, ki je začela veljati v letu 2023, je bila uvedena nova obveznost delodajalcev, in sicer, da morajo delavce vsak mesec pisno obvestiti o njihovem delovnem času – najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. To pomeni, da morajo delavci poleg plačilne liste prejeti tudi mesečni izpis evidence o izrabi delovnega časa.
Če imajo delavci elektronski dostop do evidence (npr. prek aplikacije ali portala), dodatno pošiljanje izpisa ni potrebno.
Z novelo ZEPDSV-B, ki velja od 23. aprila 2025, pa se uvaja nova možnost, in sicer lahko delodajalci delavcu mesečni izpis pošljejo tudi na njegov zasebni e-naslov, vendar le, če je to vnaprej dogovorjeno z delavcem.
Namesto zaključka
Izkušnje iz prakse kažejo, da imajo tisti delodajalci, ki so vložili čas v razumevanje temeljnih pravil o delovnem času ter oblikovali notranje akte, prilagojene svoji organizaciji, bistveno manj težav pri vodenju evidenc. Jasno določena pravila omogočajo boljšo organizacijo dela, manj administrativnih zapletov in večjo pravno varnost.
Če se tudi vi srečujete z izzivi pri razumevanju obveznosti, povezanih z delovnim časom, evidencami ali pripravo ustreznih internih aktov, vas vabimo, da se nam oglasite. Skupaj lahko poiščemo praktične in zakonite rešitve, ki bodo prilagojene vašemu delovnemu okolju.
Ana Strmšnik Ovčar, mag. prav.
